Oordeel 2002-03

Justitie gebruikt fitheidsonderzoek als selectiemiddel voorafgaand aan medische keuring.

Klaagster solliciteert op functie van penitentiair inrichtingswerker bij Justitie. De selectiedag bestaat uit een schriftelijke test en een fitheidsonderzoek. Uitkomsten fittest worden 1 jaar bewaard.
Klaagster stelt, dat een selectieprocedure via een fitheidsonderzoek in strijd is met de WMK.
Justitie stelt, dat fitheidsonderzoek één van de selectie-instrumenten is, waar geen arts aan te pas komt. Archivering gegevens fitheidsonderzoek gebeurt voor één jaar, zodat gegevens met andere inrichtingen kunnen worden uitgewisseld. Aan het einde van sollicitatieprocedure vindt medische keuring plaats.
De Commissie overweegt, dat het verzamelen van gegevens via fitheidsonderzoek valt onder medisch onderzoek. Er worden inlichtingen ingewonnen over de gezondheidstoestand sollicitant. Fitheidsonderzoek mag niet worden gebruikt als selectie-instrument voordat sollicitatieprocedure zelf is afgerond. Mocht justitie fittest willen handhaven, naast de medische keuring, dan alleen op basis van vrijwilligheid. Sollicitanten bepalen zelf met behulp van fitheidstest of solliciteren zinvol is. Het archiveren van een dossier om uit te kunnen wisselen met andere inrichtingen, wanneer niet tot aanstelling wordt overgegaan, is zowel in strijd met WMK als met de Wet Bescherming Persoonsgegevens.


Oordeel 2002-03

Utrecht, 4 juni 2003

1 De klacht

1.1 Op 5 maart 2002 heeft de vertegenwoordiger van klaagster de Commissie Klachtbehandeling Aanstellingskeuringen verzocht haar oordeel uit te spreken over de vraag of het fitheidsonderzoek in verband met de sollicitatie bij het Ministerie van Justitie, Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), Penitentiaire Inrichtingen Haaglanden (hierna te noemen: verweerder), naar de functie van penitentiair inrichtingswerker (PIW-er) is geschied volgens de voorschriften van de Wet op de medische keuringen (WMK).

2. De loop van de procedure

2.1 De Commissie heeft het verzoek in behandeling genomen en een onderzoek ingesteld. Partijen hebben hun standpunten schriftelijk toegelicht met bijlagen.

2.2 Vervolgens heeft de Commissie partijen opgeroepen voor de mondelinge behandeling van de klacht. Partijen zijn in de gelegenheid gesteld hun standpunten nader toe te lichten tijdens de zitting op 29 mei 2002.

3. De feiten

Uit de overgelegde bescheiden en uit hetgeen is gesteld en niet weersproken staat - voorzover van belang – het navolgende vast.

3.1 Klaagster reageert in februari 2002 op een advertentie van verweerder voor de functie van PIW-er.Daarop ontvangt zij van verweerder een informatiepakket met een begeleidende brief en een sollicitatieformulier.

3.2 In de begeleidende brief staat onder het kopje “De Sollicitatieprocedure” onder meer dat de sollicitatieprocedure begint met een selectiedag, bestaande uit een schriftelijke test en een fitheidsonderzoek. In de brief staat voorts “Binnen het fitheidsonderzoek worden de volgende aspecten van uw fitheid getoetst:
kracht : knijpkracht en sprongkracht
lenigheid : schouderlenigheid en lenigheid van de wervelkolom
coördinatie : oog-hand coördinatie
uithoudingsvermogen : shuttle-run
Ook uw bloeddruk, lengte, gewicht en lichaamsvetpercentage zullen worden gemeten.” Op het sollicitatieformulier staat naast “Verklaring en ondertekening” onder meer “Een psychologisch onderzoek en een fitheidsonderzoek maken onderdeel uit van de selectieprocedure. Ik verklaar hierbij geen bezwaar te hebben tegen een antecedentenonderzoek dat pas wordt uitgevoerd als ik zowel het psychologisch als het fitheidsonderzoek met positief resultaat heb doorlopen.” In de folder Penitentiair Inrichtingswerker m/v in een Huis van Bewaring of Gevangenis staat onder het kopje “Aanstellingseisen” onder meer “om piw-er te kunnen worden, moet je wel aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen:.......................een goede lichamelijke conditie......... Hoe je weet of je aan deze eisen beantwoordt? Dat komt allemaal aan de orde tijdens de sollicitatieprocedure.” 

3.3 In het Protocol selecteren op Fitheid met behulp van de fitkit staat – voor zover van belang – het volgende.
“1. Begripsomschrijving
In dit protocol wordt verstaan onder:
a. Kandidaat: de persoon (sollicitant) die de Fittest ondergaat;
b. Fittest: het afnemen van testonderdelen ter bepaling van fysieke capaciteiten in het kader van personeelsselectie;
c. Afnamebureau: selectiebureau onder wiens verantwoordelijkheid de fittest wordt afgenomen;
d. Opdrachtgever: de inrichting.
2. Doel van de fittest
Het doel van de fittest is de beoordeling van de huidige fysieke capaciteiten van de kandidaat om hiermee te kunnen bepalen of het niveau van de fysieke capaciteiten een belemmering vormt voor het behalen van de voor de functie vereiste fysieke (weerbaarheids) opleiding alsmede het voor de functie vereiste fysieke niveau.
3. Fitheid bestaat uit de volgende componenten
• kracht
• lenigheid
• coördinatie
• uithoudingsvermogen
4. Voorwaarden waaronder een fittest mag plaatsvinden
• (......................................)
• De uit te voeren testonderdelen moeten aantoonbaar relevant zijn voor de fittest en moeten nodig zijn om informatie te verkrijgen over de huidige belastbaarheid ten opzichte van de gewenste belastbaarheid voor de functie.
• Vragen die in het kader van de fittest worden gesteld, moeten relevant zijn om te kunnen bepalen of er belemmerende factoren aanwezig zijn gedurende de afname van de test of dat er risico’s zijn voor het afnemen van de test.
• (.................)
• (.................)
• De opdrachtgever is verantwoordelijk voor een goede procedure en de kosten van de fittest. Voor de adequate uitvoering is het afnamebureau verantwoordelijk.
5. Informatie
(..................)
6. Dossiervorming
• Het afnamebureau richt een dossier in met betrekking tot de fittest. Hierin dienen de bevindingen en de gevolgtrekking van de fittest op een inzichtelijke en heldere wijze schriftelijk te worden vastgelegd.
• De gegevens betreffende de afname van de fittest worden gearchiveerd voor een periode van 1 jaar (.........................)
7. Rapportage en dossiervorming
• Rapportage aan de opdrachtgever bevat een overzicht van de score per onderdeel volgens de hiervoor vermelde categorieën.
• (............................)
• (............................)
8. De conclusie van de fittest 

De scores op de verschillende fitheidscomponenten dienen per fitheidscomponent gegeven te worden. Op basis van het totale profiel dient er dan een eindconclusie gegeven te worden. Deze eindconclusie kent een spreiding over drie categorieën.
1. Voldoet aan de voor de functie gestelde criteria.
2. Voldoet niet aan de voor de functie gestelde criteria, maar zou indien gewenst binnen ongeveer 12 weken op niveau kunnen komen indien een trainingsprogramma gevolgd wordt.
3. Voldoet niet aan de gestelde criteria en er is meer dan 12 weken tijd nodig om op het gewenste niveau te komen.
9. Hertest
(................)”

3.4 De fitheidstest wordt in opdracht van verweerder afgenomen door (….) Consultancy.

4. De standpunten van partijen

4.1 Namens klaagster is – voor zover van belang – naar voren gebracht dat op grond van het hierboven onder 3.2 geciteerde uit de begeleidende brief en het sollicitatieformulier blijkt dat dit fitheidsonderzoek behoort tot de selectieprocedure en dat men bij positief resultaat kan worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Volgens klaagster is een dergelijke selectieprocedure in strijd met de WMK.

4.2 Verweerder stelt – voor zover van belang – het volgende. Om de veilige uitoefening van de taken met betrekking tot de functie van PIW-er te kunnen bewerkstelligen zijn er verscheidene maatregelen getroffen onder andere door het trainen van PIW-ers in agressiebeheersing en weerbaarheid. In relatie tot deze weerbaarheidstrainingen moet ook de interne regelgeving aangaande de fysieke selectiecriteria voor executieve functies worden gezien. Tijdens de hoorzitting licht verweerder zijn standpunt toe, legt een pleitnota over en antwoordt mede aan de hand van de pleitnota – voor zover van belang – als volgt op de vragen van de Commissie.

4.3 De fysieke fitheid is van belang voor het goed kunnen doorlopen van de verplichte Basis Beroepsopleiding (BBO). Het fitheidsonderzoek is geen onderzoek in de zin van de Wet op de Medische keuringen. Er vindt geen beoordeling plaats van de gezondheidstoestand van de sollicitant en er is geen sprake van een medisch onderzoek. Er komt geen arts aan te pas. Zoals een sollicitant aan persoonlijkheidscriteria moet voldoen en bepaalde intellectuele vaardigheden moet hebben, zo moet hij in dit geval ook aan bepaalde fysieke selectiecriteria voldoen. Het fitheidsonderzoek is één van de selectie-instrumenten. Wanneer men niet in staat is deel te nemen aan de fitheidstest is er dus één selectie-instrument minder. De sollicitant voldoet aan de voor de functie gestelde criteria indien op het totaal van de onderdelen kracht, lenigheid, coördinatie en uithoudingsvermogen een “voldoende score” wordt gehaald. Bij afwijzing kan niet verder worden deelgenomen aan de sollicitatieprocedure. Door deze zeefwerking valt ongeveer 20 % van de sollicitanten af. Het meten van de bloeddruk, gewicht en lichaamsvetpercentage zijn slechts van belang in het kader van de veiligheid van de fitheidstest, dat wil zeggen om te beoordelen of er geen medische belemmeringen zijn om zonder risico´s aan de test mee te doen, en van de objectiviteit van de testresultaten. Deze gegevens worden niet meegedeeld aan de werkgever. Genoemde gegevens worden gearchiveerd voor de periode van 1 jaar. Dit gebeurt omdat het voor komt dat sollicitanten vervolgens ook bij andere (penitentiaire) inrichtingen gaan solliciteren en dan kunnen gegevens worden uitgewisseld. In een later stadium van de sollicitatieprocedure vindt een medische keuring plaats, waarover de Arbodienst heeft geadviseerd, nadat dus de fysieke fitheid is getest, de psychologische geschiktheid is beoordeeld en gesprekken met de selectiecommissie hebben plaatsgevonden.

De overwegingen van de commissie

5.1 De Commissie moet zich allereerst buigen over de vraag of de klacht een aanstellingskeuring betreft in de zin van de Wet op de medische keuringen (WMK), hetgeen door verweerder wordt bestreden.

5.2 Artikel 1 onder a van de WMK bepaalt – voor zover hier van belang - dat onder een keuring wordt verstaan vragen over de gezondheidstoestand van de keurling en het verrichten van medisch onderzoek in verband met het aangaan of wijzigen van: 1e. een burgerrechtelijke arbeidsverhouding (...........) 2e. een aanstelling in openbare dienst.

5.3 Naar het oordeel van de Commissie valt het meten in het kader van het fitheids onderzoek van bloeddruk, lengte, gewicht en lichaamsvetpercentage onder medisch onderzoek, ook al komt daar, naar de verklaring van verweerder, geen arts aan te pas. Ook de onderdelen van het fitheids onderzoek zelf zijn naar het oordeel van de Commissie te kwalificeren als het stellen van vragen c.q. het anderszins inwinnen van inlichtingen over de gezondheidstoestand van de sollicitant.

5.4 De Commissie is daarom van oordeel dat het onderhavige fitheidsonderzoek, mede gelet op de bedoeling van de WMK en de daarop berustende bepalingen, onder het hierboven genoemde artikel van de WMK valt. Er worden immers in opdracht van de toekomstig werkgever naar aanleiding van een sollicitatie vragen gesteld over en onderzoek gedaan naar de gezondheidstoestand (fysieke fitheid), welk onderzoek wordt voorafgegaan door medische onderzoeken (het meten van de bloeddruk, lengte, gewicht en lichaamsvetpercentage).

5.5 Ook uit de procedure met betrekking tot het fitheids onderzoek, zoals vastgesteld in het hierboven onder 3.3 weergegeven “Protocol selecteren op Fitheid”, kan naar het oordeel van de Commissie niet anders worden geconcludeerd dan dat dit een keuringsprocedure is in de zin van de WMK. Immers, volgens dat Protocol is sprake van een verantwoordelijkheid van de werkgever voor de goede procedure, betaalt de werkgever de kosten van het onderzoek (in het Protocol “fittest” genoemd), en wordt in de rapportage door het afnamebureau (in casu Valkenbosch Consultancy) aan de werkgever een overzicht gegeven van de score per onderdeel van de fittest, terwijl er op basis van het totale profiel een eindconclusie in drie categorieën wordt gegeven en er niet verder kan worden deelgenomen aan de sollicitatieprocedure, wanneer de sollicitant in de derde categorie valt.

5.6 In het kader van het door verweerder gestelde omtrent het zijn van een selectie instrument, dient de vraag te worden beantwoord of deze wijze van keuring rechtmatig is. Artikel 4 lid 2 van de WMK bepaalt onder meer dat een keuring in verband met het aangaan van een burgerrechtelijke arbeidsverhouding (..........................) of in verband met een aanstelling in openbare dienst, eerst wordt verricht nadat alle overige beoordelingen van de  geschiktheid van de aspirant-werknemer of aspirant-ambtenaar hebben plaatsgevonden en de werkgever op grond daarvan voornemens is de keurling aan te stellen. Nu blijkens het Protocol voornoemd en het door verweerder gestelde het in geding zijnde fitheids onderzoek een selectie instrument is behorende bij de sollicitatieprocedure en, evenals de andere selectie instrumenten, voorafgaat aan de medische keuring door een onafhankelijk arts van de Arbodienst, is het fitheids onderzoek, zoals dat thans plaats vindt, naar het oordeel van de Commissie in strijd met de WMK.

5.7 Uit het Protocol voornoemd en uit de toelichting daarop van verweerder blijkt tevens dat dossiervorming plaats vindt bij het afnamebureau (……), waarbij de bevindingen en de gevolgtrekking van de fittest schriftelijk worden vastgelegd, terwijl die gegevens worden gearchiveerd voor de periode van 1 jaar. Naar het oordeel van de Commissie is deze archivering in strijd met de voorschriften van de WMK en de Wet bescherming van persoonsgegevens (Wbp). Immers, volgens artikel 2 lid 2 van de WMK juncto de artikelen 9 lid 1 en 10 lid 1 Wbp mogen keurings- respectievelijk persoonsgegevens slechts worden gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verkregen. Dit betekent dat, wanneer niet tot aanstelling wordt overgegaan, het dossier van betrokkene dient te worden vernietigd en dus niet mag worden bewaard om deze te kunnen uitwisselen met andere (penitentiaire) inrichtingen.

5.8 Gelet op hetgeen de Commissie hiervoor heeft overwogen is de huidige wijze van uitvoering van het in geding zijnde onderzoek in strijd met de voorschriften van de WMK. Dit neemt niet weg dat de Commissie, gelet op de zwaarte van de onderhavige functie, onderkent dat aan zekere eisen met betrekking tot de geestelijke en lichamelijke conditie moet worden voldaan, door verweerder onder andere omschreven als fitheid. Een dergelijk onderzoek mag echter, zoals hierboven is overwogen, niet worden gebruikt als selectie instrument vóórdat de sollicitatieprocedure zelf is afgerond en waarover wordt gerapporteerd aan de (toekomstig) werkgever.

5.9 De Commissie meent dat de functie eisen, die een bijzonder beroep doen op de medische geschiktheid, bij de werving voor de functie van penitiair inrichtingswerker zó duidelijk moeten zijn omschreven dat dit bijdraagt aan zelfselectie door de sollicitant. Mocht verweerder desalniettemin de zogenaamde fitheidstest naast de medische keuring willen handhaven, dan meent de Commissie dat die alleen op basis van vrijwilligheid aangeboden mag worden aan toekomstig sollicitanten om hen zelf de mogelijkheid te geven – met behulp van de uitkomst van de fitheidstest - te bepalen of solliciteren zinvol is. In dat geval worden die gegevens niet gerapporteerd aan de werkgever en evenmin gearchiveerd, zodat een dergelijke werkwijze niet in strijd is met de WMK.

Oordeel

Op grond van vorenstaande overwegingen komt de Commissie Klachtbehandeling Aanstellingskeuringen tot het volgende oordeel. Verweerder handelt wat betreft het doen van een onderzoek volgens het Protocol selecteren op Fitheid met behulp van de fitkit in strijd met
• artikel 4 lid 2 van de Wet op de medische keuringen, nu dat onderzoek plaats vindt vóórdat alle overige beoordelingen van de geschiktheid van de sollicitant hebben plaats gevonden;
• artikel 2 lid 2 van de Wet op de medische keuringen juncto de artikelen 9 lid 1 en 10 lid 1 van de Wet bescherming persoonsgegevens wat betreft het vastleggen en het gebruik van de onderzoeksgegevens.

Aanbeveling

De Commissie doet aan verweerder de volgende aanbeveling. Primair: de functie eisen voor penitentiair inrichtingswerker die een bijzonder beroep doen op de medische geschiktheid zouden bij de werving zo duidelijk omschreven moeten zijn dat deze beschrijving bijdraagt aan zelfselectie door de sollicitant. Subsidiair: eventueel kan die zelfselectie worden bevorderd door kandidaten in de gelegenheid te stellen, op basis van vrijwilligheid, zonder rapportage aan de werkgever en zonder archivering van de gegevens, een fitheidstest te ondergaan.